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    淺談機床企業(yè)的經(jīng)銷商資信管理

    2019年02月15日 11:06:28來源:中國機床工具工業(yè)協(xié)會作者:趙艷豐點擊:59555

      【機床商務(wù)網(wǎng)欄目 市場分析】經(jīng)銷商是機床企業(yè)銷售渠道里的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié),廣大機床企業(yè)應(yīng)高度重視經(jīng)銷商管理問題,尤其是在經(jīng)銷商的資信管理方面。“資信”兩個字不難理解,“資”通常指流動資金是否充足;“信”是指經(jīng)銷商能否誠實守信。資金足、信譽好,就表示經(jīng)銷商的資信好。
     


     

      W機床股份有限公司是業(yè)內(nèi)的廠家之一,專注于數(shù)控機床及普通銑床的研發(fā)與生產(chǎn),近年來發(fā)展較為迅猛,企業(yè)的銷售業(yè)績不斷增長。在機床行業(yè)的經(jīng)銷商中,中小型經(jīng)銷商占絕大部分,由于中小型經(jīng)銷商普遍實力不強、資源有限,且管理系統(tǒng)及信息技術(shù)落后,加上不愿披露任何銷售數(shù)據(jù),所以廠家對其資信管理相對較困難。另外,中小型經(jīng)銷商很容易受市場環(huán)境、政府決策的影響,財務(wù)狀況容易出問題,所以監(jiān)控(特別是對銷售回款的追蹤和回收)難度很大。但是W機床公司經(jīng)過多年的努力,總結(jié)出一套對經(jīng)銷商資信管理行之有效的方法,值得大家學(xué)習(xí)借鑒,筆者從三個方面展開來說。
     
      搜集經(jīng)銷商資信信息的方法
     
      直接調(diào)查法:是W公司在對經(jīng)銷商進(jìn)行資信調(diào)查時,運用得頻繁、經(jīng)濟(jì),也是能把握真相的調(diào)查方法。
     
      直接調(diào)查法的實施要點:(1)講究問話技巧,盡量避免開門見山的詢問探聽,多采用旁敲側(cè)擊的問話技巧;(2)注意觀察總經(jīng)理室、業(yè)務(wù)部門及公司內(nèi)員工的出勤情況,留意相關(guān)業(yè)績目標(biāo)口號、銷售數(shù)量圖表、倉儲管理統(tǒng)計圖等;(3)不卑不亢,態(tài)度要和藹,盡量運用工作術(shù)語,切莫趾高氣昂,令人畏懼;(4)偶爾需要出其不意進(jìn)行突擊拜訪,盡量設(shè)法走到其公司各個死角進(jìn)行觀察。
     
      委托征信法:是指利用專業(yè)的資信調(diào)查機構(gòu)來調(diào)查經(jīng)銷商的信用狀況及付款能力,撰寫商業(yè)資信報告,以盡可能保障交易安全的方法。
     
      財務(wù)分析法:是指以財務(wù)報表為中心,用數(shù)量分析的方法,判斷一家經(jīng)銷商的經(jīng)營能力、收益能力、資金周轉(zhuǎn)能力、償還能力及財務(wù)結(jié)構(gòu),以明了其運營機制是否健全。財務(wù)分析法的關(guān)鍵一步是要拿到經(jīng)銷商未修飾的財務(wù)報表。
     
      事實上,要拿到經(jīng)銷商的財務(wù)報表,也未必像我們想象的那么難。W機床公司的市場總監(jiān)跟筆者介紹,其公司從剛成立之初就認(rèn)為掌握經(jīng)銷商的信用狀況是一項很重要的工作,為了掌握經(jīng)銷商真實的財務(wù)及運營情況,直接的方法就是從經(jīng)銷商的財務(wù)報表里發(fā)現(xiàn)真相。W公司并不認(rèn)為,向經(jīng)銷商開口索取財務(wù)報表,似乎破壞了商業(yè)行規(guī),他們認(rèn)為任何交易的締結(jié),都是建立在兩廂情愿的基礎(chǔ)上。
     
      運用財務(wù)分析法時,必須結(jié)合相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。因此廠家在向經(jīng)銷商索取財務(wù)報表時,還須要求對方提供相關(guān)補充報表。可根據(jù)經(jīng)銷商規(guī)模的大小,酌情要求其提供下列補充報表:產(chǎn)銷量值表、銀行借款明細(xì)表、長期負(fù)債明細(xì)表、成本明細(xì)表等財務(wù)資料。同時,要特別注意上述報表的適用性及正確性,判定其是否符合下列四個條件:規(guī)范性,一切賬目都要符合公認(rèn)的基本會計準(zhǔn)則;完整性,內(nèi)容要充實且完備;時效性,數(shù)據(jù)必須具有時效性,不能與實際情況脫節(jié);公正性,好經(jīng)由立場中立、客觀的會計師事務(wù)所核查并公證。
     
      經(jīng)銷商分級管理
     
      經(jīng)銷商分級,是資信管理工作中的基本步驟。我們通常可以把經(jīng)銷商劃分為重要經(jīng)銷商、經(jīng)常往來經(jīng)銷商、偶爾往來經(jīng)銷商三個層級。當(dāng)然也有的機床廠家將經(jīng)銷商按照交易風(fēng)險的大小進(jìn)行劃分,如風(fēng)險低的經(jīng)銷商、風(fēng)險一般的經(jīng)銷商和風(fēng)險高的經(jīng)銷商,從而分別進(jìn)行管理。W機床公司則依據(jù)經(jīng)銷商的重要程度和交易風(fēng)險,將其分為以下兩個層次。
     
      核心經(jīng)銷商:W公司將交易比率高的前五大經(jīng)銷商列出來,單獨對他們進(jìn)行信用管理,并定期做征信評估,有效掌控這些重要經(jīng)銷商的經(jīng)營動態(tài),以防患于未然。尤其當(dāng)主要經(jīng)銷商是純個體私營業(yè)態(tài)的,更需嚴(yán)密監(jiān)控。機床企業(yè)如果能把核心經(jīng)銷商的檔案管理好,并對其定期進(jìn)行信息維護(hù)和數(shù)據(jù)分析,對于降低廠家的經(jīng)營風(fēng)險會有很大幫助。
     
      不良經(jīng)銷商:對于有拖欠賬款記錄或習(xí)慣性逾期付款的經(jīng)銷商,W公司將其歸類為風(fēng)險較高的經(jīng)銷商。雖然這類經(jīng)銷商目前暫時沒有危險,但是由于潛在的賬期風(fēng)險很大,公司特地安排了專人隨時掌握其經(jīng)營動態(tài),進(jìn)一步緊縮其交易,并考慮終改用“現(xiàn)款現(xiàn)貨”的交易方式。如果經(jīng)銷商拖欠賬款的現(xiàn)狀仍不改善,W公司將毫不客氣淘汰這批經(jīng)銷商。
     
      設(shè)定信用額度
     
      所謂設(shè)定信用額度,即由廠家針對不同交易經(jīng)銷商設(shè)定不同的大賒銷金額,凡是不超過該金額的交易,均可以用信用方式進(jìn)行。
     
      經(jīng)銷商不可能全都是可靠的,總會有一些不講誠信的經(jīng)銷商,借故或無故延遲付款,雖然終還是支付了貨款,但是,廠家仍花費了許多不必要的成本來催收賬款,而且還損失了幾個月的利息。因此,為了追求利潤大化,W機床公司對經(jīng)銷商設(shè)置了一定的信用額度。
     
      1、設(shè)定信用額度的好處
     
      (1)簡化審核流程。在正常狀況下,銷售人員在交易發(fā)生之時,就可以在信用額度內(nèi)自行決定,不必層層匯報或請示裁決。
     
      (2)促進(jìn)銷售。對于賒銷金額在其信用額度范圍內(nèi)的經(jīng)銷商,則可放心交易。由于銷售人員事前都明了每一個經(jīng)銷商的信用額度,因此在正常狀況下,只要經(jīng)銷商的訂貨金額在信用額度的范圍內(nèi),銷售人員就可以自行決定,當(dāng)場成交,贏得先機。
     
      (3)加強催賬功能。收款人員可以根據(jù)經(jīng)銷商的信用額度使用情況,決定銷售回款的催收時機和催收辦法,以快速收回欠款,減少資金積壓,進(jìn)一步提高資金周轉(zhuǎn)能力。
     
      (4)改善運營狀況。經(jīng)銷商可以根據(jù)自己的財務(wù)狀況和實際購買需要,合理安排訂貨及付款,以避免無謂的訂貨及資金積壓,使運營正常化。
     
      (5)提高交易速度。當(dāng)經(jīng)銷商再次購買時,廠家授信人員一接到訂貨單,就可以馬上查核對方銷售回款及應(yīng)收票據(jù)的余額,再加上此次訂貨金額,計算出累計總金額之后,再看是否超出其信用額度。如果在額度內(nèi)且該經(jīng)銷商沒有其他異常征兆,就可以立刻自動通過審核而出貨;若超出額度過多,應(yīng)該馬上轉(zhuǎn)呈上級,由上級斟酌是否發(fā)貨。
     
      (6)使債權(quán)管理更有效率。在設(shè)定經(jīng)銷商信用額度的過程中,我們可以掌握每一個經(jīng)銷商的特性,準(zhǔn)確把握整體債權(quán)的管理重點,對于賒銷貨款在規(guī)定的信用額度范圍內(nèi)的,可以放心采取信用交易的方式,使債權(quán)管理更具效率。
     
      (7)節(jié)省資信調(diào)查的成本。不必在每一筆交易之前都進(jìn)行資信調(diào)查,多數(shù)時候廠家可以直接參考已設(shè)定的經(jīng)銷商信用額度做決策。對于欠款較多或超過信用額度的經(jīng)銷商,必須定期進(jìn)行資信調(diào)查;至于在信用額度內(nèi)或欠款較少的經(jīng)銷商,則不必經(jīng)常大費周折,而可以采取不定期的方式,進(jìn)行小范圍的資信調(diào)查,從而節(jié)省資信調(diào)查的人力、物力和時間等成本。
     
      (8)完善賒賬督察體制。債權(quán)管理的主要目的,在于防止不良賒賬的增加。由于建立了授信額度制度,把經(jīng)銷商的信用額度作為控制出貨的依據(jù),進(jìn)一步完善了賒賬督察體制,從而實現(xiàn)了“風(fēng)險小化,利潤大化”的經(jīng)營目標(biāo),也使廠家能更專心于研發(fā)生產(chǎn)。
     
      2、信用額度的設(shè)定方法
     
      信用額度的設(shè)定是有講究的,W機床公司從自身實際情況出發(fā),研究了以下五種方法:
     
      (1)同業(yè)比較法。在決定是否和新開發(fā)的經(jīng)銷商做筆生意時,W公司會先打聽一下其他同行廠家授予該經(jīng)銷商的信用額度,然后直接設(shè)定相似的信用額度。這種方法目前在國內(nèi)機床行業(yè)頗為盛行,故又稱“搭便車法”,其優(yōu)缺點如下:
     
      優(yōu)點:省時、省力;交易效率高。缺點:同行業(yè)廠家的信用額度信息不易獲得;即使獲得,其可靠性及真實性仍有待求證;容易造成銷售人員或信用管理人員的惰性;依賴他人,缺少自己的風(fēng)格與主見。
     
      可見,由于同業(yè)比較法利少弊多,所以不值得大力提倡,W公司也只是把其作為設(shè)定信用額度的眾多“參考數(shù)據(jù)”之一。
     
      (2)初次限額法。與新經(jīng)銷商交易前,經(jīng)簡單調(diào)查發(fā)覺其信用狀況尚屬良好時,W公司會暫且給對方設(shè)定一個“初次限額”,經(jīng)過一段時間的交易往來后,再根據(jù)這段時間的觀察結(jié)果和經(jīng)驗總結(jié),重新設(shè)定或修正信用額度。這種方法在業(yè)界使用得非常普遍。
     
      優(yōu)點:牛刀小試,穩(wěn)健踏實;掌握時效,交易迅速,不影響雙方關(guān)系。缺點:缺乏合作信心;限制銷售。
     
      (3)銷售預(yù)測法。由銷售人員依據(jù)全年度對每一經(jīng)銷商的銷售目標(biāo)及賒銷賬期而設(shè)定的信用額度,其計算方式非常簡單。即:信用額度=全年銷售目標(biāo)×貨款收回期限(月)÷12(月)。
     
      優(yōu)點:計算十分簡便;銷售人員可以根據(jù)經(jīng)銷商需求和計劃的銷售目標(biāo)來確定。缺點:過度關(guān)注銷售目標(biāo),而忽視經(jīng)銷商的實際信用狀況,難免造成存貨積壓,銷售回款居高不下;對于信用額度,如果由銷售人員自主設(shè)定,那么將會導(dǎo)致信用管理的鉗制功能失去作用,信用額度反成為銷售人員任意發(fā)貨的護(hù)身符。
     
      (4)資信調(diào)查專員設(shè)定法。由于銷售預(yù)測法容易導(dǎo)致風(fēng)險管控功能喪失,因此,W公司繼續(xù)尋求更好的兼顧“利潤大化,風(fēng)險小化”的信用額設(shè)定辦法。為避免銷售人員隨意設(shè)定信用額度,破壞公司良好的風(fēng)險管控制度,佳解決之道就是,經(jīng)銷商的資信調(diào)查工作由信用部門的資信調(diào)查專員負(fù)責(zé),經(jīng)資信調(diào)查專員詳細(xì)調(diào)查經(jīng)銷商的真實信用狀況,通過專業(yè)的信用分析工具,謹(jǐn)慎評估出經(jīng)銷商發(fā)生呆賬的可能性,并根據(jù)多年經(jīng)驗綜合考慮,從而為經(jīng)銷商設(shè)定一個合適的信用額度。
     
      優(yōu)點:合理,據(jù)此設(shè)定的信用額度較為準(zhǔn)確;正常出貨,避免銷售人員故意提高經(jīng)銷商信用額度而胡亂塞貨;專心銷售,銷售人員不至于因關(guān)注經(jīng)銷商的信用狀況而分散注意力。缺點:延誤交貨時機;限額較為保守;容易導(dǎo)致銷售額萎縮。
     
      (5)折中法。為了避免以上四種方法的缺陷,W公司近一年都采用折中法設(shè)定信用額度。
     
      先抓住生意。對于新經(jīng)銷商先采取“初次限額法”和“同業(yè)比較法”,由信用部門暫定一個信用額度。如果經(jīng)銷商訂貨額在限額內(nèi),則無需再經(jīng)調(diào)查即可爭取時間先核準(zhǔn)其訂貨,以免喪失銷售良機或造成經(jīng)銷商不滿。與此同時,銷售部門再就調(diào)查結(jié)果向信用部門申請一個合適的信用額度。
     
      超過限額暫緩交易。如果銷售部門建議的經(jīng)銷商信用額度超過信用部門暫定的初次限額時,先暫緩交易,由資信調(diào)查專員前往調(diào)查,經(jīng)過資信調(diào)查之后,再由資信調(diào)查專員視具體情況設(shè)定該經(jīng)銷商的信用額度。
     
      兼顧雙重目標(biāo)。為避免資信調(diào)查專員在設(shè)定信用額度時過于保守,信用部門會在事前對資信調(diào)查專員進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn),在設(shè)定信用額度時既要考慮廠家的銷售目標(biāo),又需同時達(dá)成信用管理所追求的“銷售量大化”和“呆賬損失小化”的雙重目標(biāo)。
     
      W機床公司的市場總監(jiān)跟筆者介紹,運用折中法時銷售部門和信用部門之間應(yīng)多進(jìn)行交流和溝通,因為不同主體之間存在認(rèn)知上的差異,很容易導(dǎo)致兩個部門間產(chǎn)生矛盾。所以當(dāng)遇到分歧的時候要積極進(jìn)行溝通,終達(dá)成一致見解。
     
      筆者特別要強調(diào)的是,無論采用何種方法,在設(shè)定信用額度時,一定要遵守以下“要點”:要反映現(xiàn)實,利用適當(dāng)?shù)脑u價要素及評價方法,盡可能地反映現(xiàn)實狀況;要認(rèn)真客觀,用正確的態(tài)度設(shè)定授信額度;要多頭考慮,將交易額、交易條件及支付條件都納入考慮的范圍;要公事公辦,不可將私人恩怨摻雜其中;要管控成本,務(wù)必節(jié)約調(diào)查時間、人力、物力等資源。
     
      總之,資信管理是經(jīng)銷商管理的重要環(huán)節(jié),機床企業(yè)通過完善資信管理制度,能不斷提高銷售人員對于內(nèi)部控制的認(rèn)識,通過賒銷督察進(jìn)一步提升銷售人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平。當(dāng)然,不同部門之間的“團(tuán)隊合作”也是落實資信管理不可或缺的關(guān)鍵要素。具體來說,由銷售部門先行把關(guān),同時配合信用部門做好授信額度的設(shè)定和管控,這樣一來,銷售部門和信用部門都成為降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的守護(hù)神。
     
      我們廣大機床企業(yè)應(yīng)不斷完善對經(jīng)銷商的資信管理,將經(jīng)銷商的信用風(fēng)險控制在低范圍內(nèi),使企業(yè)通過與經(jīng)銷商的交易實現(xiàn)利益大化。
     
      (原標(biāo)題:淺談機床企業(yè)的經(jīng)銷商資信管理)
    (來源:中國機床工具工業(yè)協(xié)會)


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